平成30年度 幹部改選 議事録

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平成30年度 幹部改選 議事録

日時 

平成30年12月22日(水)16時30分 

場所

12号館 3階 12303教室

総部員数:65 

出席者:29 

欠席者:16 

委任状:20

◎進行

1. サーバー管理者の変更について

2. 各役職の仕事

3. 参加必須行事、入退部、プロジェクトについて

4. 質疑応答

5. 信任投票

6. その他
7. 閉会宣言

◎目次

・役職構成図

・幹部および役員名簿

・幹部業務紹介

・役員業務紹介

・部活動方針

・参加必須行事について

 ・OneDriveについて

・Twitterアカウント

・クラブBOX

・定例総会

・幹部会議

・年間行事予定

・各種行事予定

・プロジェクト

・その他

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1. サーバー管理者の変更について

もともとサーバー管理者の西上さんがISEgirlsのリーダーになることもあり、

部活を退部 することになった。（研究発表までは参加してそこまで残る。）

→過半数以上の賛成のもと伊神に変更した

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2. 各役職の仕事

◎新幹部・新役員 [役職、氏名(敬称略)、所属学部・学科・年次]

 ◯幹部

・主幹 城臺 修太朗 コンピュータ理工学部 2 回生

・副主幹 植村 悠斗 コンピュータ理工学部 2 回生 

・財務責任者 小林 健将 コンピュータ理工学部 2 回生

  ・財務担当者 中村 星菜 経営学部 1 回生 

・庶務責任者 尾川 晴香 文化学部 2 回生

  ・庶務担当者 森 健悟 情報理工学部 1 回生

・教務責任者 池田 敬祐 コンピュータ理工学部 2 回生

  ・教務担当者 林 拓也 情報理工学部 1 回生

◯役員
・合宿委員 田中 浩 経済学部 2 回生

                   増田 匠悟 情報理工学部 1 回生

・文化団体連盟本部役員 吉田 亮哉 経済学部 1 回生

                                         國本 大喜 経営学部 1 回生

・ サーバ管理者 伊神 紗帆 コンピュータ理工学部 2 回生 

                           平井 崚太 情報理工学部 1 回生

・グラフィックス班 チーフ 杉岡 広隆 コンピュータ理工学部 2 回生

・プログラミング班 チーフ 宮島 健太 コンピュータ理工学部 2 回生

・ミュージック班 チーフ 深尾 一広 理学部 2回生

・日V連担当者 辻 健一郎 コンピュータ理工学部 2 回生

・議事録委員 山口 琉太 情報理工学部 1 回生

◎内容

各幹部から幹部改選資料の幹部業務内容の読み上げ

<前年度からの変更箇所> 

・主幹

・送別会の箇所を追加

・財務

・クラブBOXが撤去されたため現在は書籍を管理する

・カメラ係の削除 ・教務

・研究発表:今年度は開催時が異なっている

・【小勉強会の管理】を追加

・小勉強会について(P19参照)

<質問>主幹のGoogleカレンダーの管理についての項目が削除されている理由は? 

→単に抜けていたため、あとで幹部の仕事に追加する

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3. 参加必須行事、入退部、プロジェクトについて

要約

・参加必須行事は日程が2ヶ月前までに決定しない場合、私的な用事での欠席の容認を検討する。

(幹部に直接相談すること)

・退部については直接、幹部に伝える(主幹に伝える方が望ましい)

・警告メールは参加必須行事や定例総会の無断欠席や部費未納者に出す(P13,20参照)

◎参加必須行事(P13参照) 

・背景として、普段真面目に参加している人もいるため、していない人にペナルティーがないことに不満を持ち始めているからことから厳しくしようと考えている。

・年間の参加必須行事の一覧と日程をSlackの専用チャンネルに掲載する。 

・行事が2ヶ月前になっても日程が発表されていない場合、2ヶ月前を過ぎてから日程が変更 された場合は旅行等の私的な用事での欠席を認める 。

・欠席については直接、幹部に相談すること。

◎入退部について(P20,21参照)

・入部者に対して書類などで規則を説明する

・退部については直接、幹部に伝える(主幹に伝える方が望ましい)

・平成31年度の春学期が始まった時点で秋学期の部費の納入が確認されなかった場合、警告メールを出す。

<質問>

・昨年は参加必須行事の日程が2ヶ月前になっても発表されていない場合がほとんどだが2ヶ月にするのは長くないか?

→1ヶ月前だとアルバイトしている人を締め付けるのでは、という幹部の意見があったので変えるつもりはない1ヶ月だと短くて3ヶ月だと長いので2ヶ月にした

・参加必須行事のルールの管理は誰? 

→城臺(主幹)

・警告メールは3つあるが誰が管理するのか?

→参加必須行事、部費未納:城臺(主幹)定例総会のみ:尾川(庶務)

・警告メールは3つあるが混乱しないか? 

→主幹が件名やペナルティーの内容など、テンプレートを作成中

・入部時の部についての説明は主幹と副主幹のみで入部の承認は幹部全員ができるのはお かしくないか?

→2回生が説明を受けた日時や場所が違ったため、受けた説明に違いがあり活動の参加など に混乱が起きたため、説明する人数を限定することにした。 その結果説明を聞いた上で入部希望であれば承認を幹部全員ができるようになった しかし、今後は幹部で作成した入部の資料を使用して説明の統一化をはかる予定。したがって、間違いはない。

・2017年から更新されていないが、部則というものがあり、準ずるようにするべきで、入退部について部則を変更する、または方針を更新するという形のどちらにするか? 部則には退部に関する記述が載っていない

→どちらにするか次回の定例総会で発議する

・合宿を金銭面での欠席を認めると明記することによって簡単な理由で欠席する人が増え るのではないか?

→幹部が直接理由を確認するという形をとることで制限をかける

・定例総会の無断欠席においてのペナルティーについて今年は実行するのか?

→今年度は春学期に記録することができておらず秋学期も10,11月の定例総会の欠席しか記 録できていないため、来年度から行う。

退部者ばかりになってしまうので、強制退部などの処理は再検討する。

◎プロジェクト(P.19参照) <追加箇所>

・プロジェクトの管理方法 

・プロジェクトを個人でも扱う。(詳しくは資料P.20を参照)プロジェクトの崩壊を防ぐことを目的としている

◎定例総会について 昨年の幹部改選で定例総会は原則第2週目に行うと発言があったが、ここで明記する

<質問>

・個人でイラストを描いている人などスプレッドシートで進捗報告をするのか?

→ 個人で行うプロジェクトについては各班のチーフがプロジェクトリーダーとなる 個人で行うプロジェクトの数によって調整する。

※部員からの提案 グラフィックス班はGoogleDriveに提出しているのでOneDriveの作品共有を進捗報告の代わりにすれば良い

→グラフィックス班のチーフと相談する

• いつでもプロジェクトを発足可能と書いているが、春合宿の主な内容はプロジェクト発足であったので、春合宿では何をするのか?

→今年も昨年を引き継ぐ予定

※プロジェクトを常に受け付けていることを示すために「いつでも発足可能」という一文を追記した

・「…について勉強する」などの曖昧なプロジェクトは具体的にどう進捗を確認するのか?

→証拠を出せとは言わないが、自己申告でスクリーンショットやソース、形になるものがあ れば提出して確認する、という形をとる

・プロジェクトに参加していない人の発表の場を作るという話はどうなったのか? 

→研究発表会を春と夏の二回開催する予定 登壇希望者が多かったことから進捗を出していない人、プロジェクトに参加していない人ではなく、登壇したい人が春は研究発表会で登壇してもらう その後、入部時にしっかり説明した上で新入生も交えて、プロジェクトに参加していない 人など夏に発表してもらえたらいい(確定ではない)

• コミケに出品することをプロジェクトと見なすならば「コミケの締め切りが間近なので 欠席する」というのは私的な用事と認めるのか?

→厳格に決める方向に幹部で会議する

• 上記を私的な用事と認めるのかという質疑に対して、プロジェクトとして行なっている コミケへの出品はチーフが管理しているため締め切りに間に合わないということはそもそも起こらないようにするべきなのでは?

→上記の質疑と同様に幹部で会議する

・小勉強会が定例総会の後と書いているが他に時間帯にするのか? 

→定例総会後だけでないので部活動中などと記述を変更する

・以前はwebが2つあったと記憶しているがどうなったのか?

→WebサイトとWebアプリケーションの2つが以前はあったがアプリケーションの方は実装が難しいということで断念している*WebサイトとはCACWebの公式サイトのことで、外部の人が見る向けのもので70%ほど完成している。アプリケーションの方は部内で情報共有ができるようにという目的のもの。

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4. 質疑応答

・年間行事予定に研究発表会がないがいつするのか? 

→夏休みを予定しているので9月を検討している

・Slackの幹部部屋はどう使うのか? 

→幹部のみで共有することはDiscode、幹部と役員が共有することはSlackにする予定伝達をどの範囲で使うかで使い分ける。

• 幹部会議を聴きに行きたい場合は誰に聞けばいいのか?

→幹部の誰でも

• どの行事が参加必須行事となるのか?

- 幹部追い出しコンパ

- 春合宿

- 送別会

- 送別会コンパ

- 新歓祭

- シエスタ

- 新入生歓迎企画

- 新入部員歓迎コンパ- 夏合宿

- 逆襲コンパ

- サダデージャンボリー

- 神山祭

- 幹部改選

以上13イベント

(*夏の研究発表は参加必須行事を決定後行うことにしたため保留 

時期が近づけばslackなどで告知するので各自チャンネルを確認)

• 現在の部室への行き方は知っているか?(幹部は全員知っておくべき)

 → 1号館の倉庫→1号館の応接室1dで手続きし、学生部に申請を行う 追分寮の方は主幹が鍵を持っている。

• 部活の参加必須の活動時間は決まっているのか? 

→定例総会は必須だが、家でしか活動できない環境の場合もあるので必須にはできないため、 決まっていない。

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5. 信任投票

全員信任された。

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6. その他

• 夏合宿の余剰金について

参加した人は1人4,000円返金

参加できなかった人は11,000円 富永(元主幹)から年明け以降に随時、直接渡す 。

次年度の部費に回すことも考えたが中途半端な金額なので4,000円返金する。

• 冬KC3について

応募を締め切った 応募した人は全員参加できたはずなので、slackの参加メールが届いていることを各自確認 すること

質問などあれば牛尾(元副主幹)が担当

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